KULLANIM KILAVUZU

ANKARA

2008

Giriş

İlk Kullanım

Yazılımın sunucu bilgisayara yüklenmesinden sonra yapılması gereken işlemler;

· Internet Explorer programında adres satırına (http://uygulama.sgb.gov.tr/) yazılıp onaylanınca sisteme giriş yapabilmek için yetkili kullanıcı giriş ekranı açılır.

Bu ekranda kulanıcı adı ve parolası girilerek program başlatılır. Daha sonra, kullanıcıyı “Duyurular” ve “Bilgilendirme” mesajlarının yer aldığı “Hoşgeldiniz” ekranı karşılar.

Gelen karşılama ekranındaki menüler içinde “Harcama Yönetimi” modülü bulunmaktadır.

Harcama Yönetimi ile ilgili bütün işlemler “Harcama Yönetimi” menüsünden yapılır.

Harcama Girişi

Harcamalara ait giriş işlemleri bu sayfada gerçekleştirilir. Harcama adımları;

· Mal Alımı,

· Hizmet Alımı,

· Yapım İşi,

· Temsil ve Ağırlama,

· Abone İşlemleri,

· Sözleşmeli Personel İşlemleri,

· Fazla Mesai İşlemleri,

· Ek Ders İşlemleri,

· İşçi Maaş İşlemleri,

· Sürekli Görev Yolluk İşlemleri,

· Geçici Yolluk Görev İşlemleri,

· Sosyal Yardım İşlemleri,

· Çeşitli Ödemeler,

· Kiralama’dır

Harcama Girişi ekranı iki sekmeden (Tab) oluşur. Birinci sekme (“Belge Düzenleme”) “Süreç Tanımlama Formu” sayfası,

ikinci sekme (“Belge Arama”) “Süreç Sorgulama” sayfasıdır.

Belge Düzenleme ve Arama

Bu aşamada harcama adımları (süreçleri) kaydedilir, yazdırılır ve kayıtlı belgeler arasında arama yapılır.

1.1- Yeni Harcama Birimi Girişi ve Süreç Kaydı:

Ø Süreç düzenleme sayfasındaki boş formda, Yıl ve Süreç Tarihi alanları sistem tarafından getirilir.

Ø “Muhasebe Birim Kodu” ve “Birim Kodu” na ilişkin bilgiler girilir. İstenirse, bilgiler yanlarında bulunan düğmesine basılarak gelen form yardımı ile seçim yapılarak da girilebilir.

Ø Muhasebe birimine bağlı birimleri “Birim Kodu” yanında bulunan düğmesine basılarak ekrana getirilir. Birimlerin kodları Muhasebe Birim Kodu girilirken getirilebildiği gibi Muhasebe Birim Kodu girildikten sonra da getirilebilir.

Ø “İşlem Adı” seçimi ile harcamalara ilişkin sıralanmış işlemlerden biri seçilir. İşlem seçimi ile Harcama Süreçleri Bilgi Girişi ekranında işlem tipine göre değişen bilgi giriş ve açıklama alanları sistem tarafından ekrana getirilir.

Ø Bütün işlemler yapıldıktan sonra kaydet düğmesine basılarak Süreç sisteme kayıt edilir. Eğer süreç belgesinde bir hata yapılmış ise sistem kullanıcıya uyarı verir.

Ø Kayıt işlemi gerçekleştiğinde süreç no otomatik olarak sistem tarafından verilir.

Ø Yeni Süreç düğmesi ile yeni bir süreç açılır.

Ø “Belge Düzenleme” formundaki “Süreç No” alanına süreç numarasını girip düğmesine basılırsa ilgili süreç aşağıda listelenecektir.

2- Belge Arama

2.1 Belge Arama ve Üzerinde İşlem Yapma

Ø Arama yapılmak istenen belgenin Yıl, Muhasebe Birim Kodu ve Harcama Birim Kodu Bilgileri forma girilir.

Ø Gerekli bilgiler girildikten sonra Listele düğmesine basılır ve istenilen sonuçlar görüntülenir.

Ø İlgili süreç’e Süreç No alanına tıklayarak ulaşılabilir.

3- Süreç Adım Listesindeki Semboller

İlgili süreç ile ilgili adımların önlerinde bulunan;

Ø ve işaretleri işlemin tamamlandığını gösterir. Bu işaret bulunan adımların içerikleri değiştirilemez. Adımın içeriğinde değişiklik yapılmak isteniyorsa üzerine tıklanarak kilidinin açılması gerekir. Bu durumda kendinden sonraki adımlar da otomatik olarak açılır.

Ø ve işaretleri, adım üzerinde işlem yapıldığını gösterir. Üzerine tıkladığınızda adım onaylanır ve bir sonraki adım açılır.

Ø ve işaretleri adımın zorunlu olduğunu ve henüz başlamadığını belirtir. Başlayabilmesi için kendinden önceki zorunlu adımın onaylanması gerekir.

Ø işareti adımın zorunlu olmadığını belirtir.

Ø İhaleye çıkılan süreçlerde ekrana ihale içerisindeki süre sınırlamalı işlemlerin ne zaman son bulacağına dair bir kutu açılır. Bu kutu ihale dökümanlarının en son verilme/işlem yapılma tarihlerini kullanıcıya gösterir. Bilgilendirme amaçlıdır.

4- TANIMLAR

Bu kısımdaki Firma / Kişi Tanımlama ve İdare Bilgileri Tanımlama bölümleri dışındaki formlar sistem yöneticisi tarafından kullanılacaktır

4.1 Süreç Tanımları

4.1.1 iş Tanımlama

Süreç İşlem Adları bu sayfadan girilir. İş Tanımlama Kodu ve Adı girilmesi zorunlu alanlardır.

Ø Sayfa ilk açıldığında tanımlı tüm iş adları aşağıda listelenecektir. Listeden Adı alanındaki linke tıkladığınızda üst formda o işe ait bilgiler görünecektir. Burada o iş ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapıp Kaydet düğmesiyle kaydedebilir, Sil düğmesiyle o işi sistemden kaldırabilirsiniz.

Ø Yeni bir iş tanımı girilmek istendiğinde ilgili alanlar doldurularak kaydet düğmesine basılır.

Ø Bulunmak istenen iş tanımı için Kodu ve Adı alanları girilerek Bul düğmesine basılır.

4.1.2 Parça Tanımlama

Süreçlere ait adımlar tanımlanır. Formda kırmızı ile belirtilen alanların doldurulması zorunludur.

Ø Sayfa ilk açıldığında tanımlı tüm parçalar aşağıda listelenecektir. Listeden Adı alanındaki linke tıkladığınızda üst formda o parçaya ait bilgiler görünecektir. Burada o parçayla ilgili gerekli düzenlemeleri yapıp Kaydet düğmesiyle kaydedebilir, Sil düğmesiyle o parçayı sistemden kaldırabilirsiniz.

Ø Yeni bir parça tanımı girilmek istendiğinde ilgili alanlar doldurularak kaydet düğmesine basılır.

Ø Bulunmak istenen parça tanımı için formdaki herhangi bir alan girilerek Bul düğmesine basılır. Aradığınız bilgi sistemde bulunuyorsa aşağıya listelenecektir.

4.1.3 İş-Parça İlişkilendirme

Süreçlerin İş türü ile adımları (parça) ilişkilendirilir.

Ø İlişkilendirilecek İş Adı açılır menüden seçilir. Alt alanda seçime ilişkilendirilecek/ilişkilendirilmiş Parça Adları listelenir.

Ø Parça Adı alanındaki işaretine tıklayarak Parça Seçim Listesine ulaşılır. Listeden iş türüne eklenmek istenen parça seçilir. Yeni Parça Giriş Formu ile yeni bir parça (adım) eklenebilir, ardından bu parça seçilebilir.

Ø Adım’ın zorunlu olup olmadığını yan bölmedeki Zorunlu kutusunu işaretlenerek belirlenebilir.

Ø Listede araya yeni bir adım (parça) eklemek için eklenecek satır seçilir ve listenin altında bulunan işaretine basılır. İlgili adım (parça) silinmek isteniyorsa silinecek satır seçilir ve işareti ile satır silinir.

Ø İşlemler tamamlandıktan sonra ilişkilendirmeyi tamamlamak için kaydet düğmesine basılır.

4.1.4 İhale-Parça İlişkilendirme

İhale usulü ve adımları (parça) ilişkilendirilir.

Ø Formdan ilgili opsiyonlar seçilerek Listele düğmesine basılır. Formun altında ilgili bilgiler listelenir.

Ø Parça Adı alanındaki işaretine tıklayarak Parça Seçim Listesine ulaşılır. Listeden ihale usulüne eklenmek istenen parça seçilir. Yeni Parça Giriş Formu ile yeni bir parça (adım) eklenebilir, ardından bu parça seçilebilir.

Ø Adım’ın zorunlu olup olmadığını yan bölmedeki Zorunlu kutusunu işaretlenerek belirlenebilir.

Ø İşlemler tamamlandıktan sonra ilişkilendirmeyi tamamlamak için kaydet düğmesine basılır.

4.2 İhale Doküman Tanımları

4.2.1 İhale Dosyası İçerik

İhale dosyalarının tanımlandığı ekrandır.

Ø İşin Türü işaretlendikten sonra İhale Usulü açılır menüden seçilir ve alt bölümde çıkan listeye ihale içeriği girilir. Gerekli düzenlemeleri yapıldıktan sonra Kaydet düğmesiyle kaydedilir.

Ø Adı kısmına içerik adı, Dosya Adı kısmına ise ihale dosya adı yazılır.

Ø Listede araya yeni bir kayıt eklemek için eklenecek satır seçilir ve listenin altında bulunan işaretine basılır. İlgili kayıt silinmek isteniyorsa silinecek satır seçilir ve işareti ile satır silinir.

4.2.2 İhale Zarf İçerik

İhale teklif zarflarını içeriklerinin girildiği ekrandır.

4.2.3 İhale Şartname Tanımlama

İhale şartnamesinin hazırlandığı ekrandır.

Ø Form alanından şartnamenin yazılacağı ihale bilgileri tanımlandıktan sonra altta bulunan zengin içerik editörü şartname metni girilir, ardından Kaydet düğmesiyle kaydedilir.

4.2.4 Teklif Zarfı Biçim Şartları

Teklif zarfının biçimine ilişkin bilgilerin girildiği ekrandır.

Ø Sayfa ilk açıldığında kayıtlı bilgiler aşağıda listelenecektir. Listeden Adı alanındaki linke tıkladığınızda üst formda o kayda ait bilgiler görünecektir. Bu form ile kayıt ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapıp Kaydet düğmesiyle kaydedebilir, Sil düğmesiyle o kaydı teklif zarf içeriğinden kaldırabilirsiniz.

Ø Yeni bir kayıt girilmek istendiğinde ilgili alanlar doldurularak kaydet düğmesine basılır.

Ø Bulunmak istenen kayıt için formdaki herhangi bir alan girilerek Bul düğmesine basılır. Aradığınız bilgi sistemde bulunuyorsa aşağıya listelenecektir.

4.3 İhale Bilgisi Tanımları

4.3.1 İhale Usulü Tanımlama

İhale dosyası hazırlarken kullanılan ihale usullerinin tanımlandığı ekrandır.

Ø Kodu alanına çift tıklandığında sistemde tanımlanmış ihale usul kodları seçimli menü halinde karşınıza gelir. Adı alanına ise seçime bağlı ihale usulünün adı girilir.

Ø İlgili kayıt silinmek isteniyorsa silinecek satır seçilir ve işareti ile satır silinir.

Ø Gerekli düzenlemeleri yapıldıktan sonra Kaydet düğmesiyle kaydedilir.

4.3.2 İhale Usulü Madde Bilgileri Tanımlama

İhale usulünde yer alacak maddelerin tanımlandığı ekrandır.

Ø İhale usulü seçilen kayda göre aşağıda listelenecektir.

Ø Kod alanına 1 den başlanacak şekilde sıralı sayı girilir. Madde alanına madde numarası, Açıklama alanına maddenin içeriği, İlan Zorunlu mu? alanına ise ihale tarihinden önce zorunlu ilan verilip verilmeyeceği belirlenir.

Ø İlgili kayıt silinmek isteniyorsa silinecek satır seçilir ve işareti ile satır silinir.

Ø Gerekli düzenlemeleri yapıldıktan sonra Kaydet düğmesiyle kaydedilir.

4.3.3 İhale Usulü İlan Bilgileri Tanımlama

İhale usulünde ilan zorunluluğu olan adımda belirecek ilan bilgilerinin tanımlandığı ekrandır.

Ø İhale usulüne ait ilan bilgileri seçilen kayda göre aşağıda listelenecektir.

Ø İlgili kayıt silinmek isteniyorsa silinecek satır seçilir ve işareti ile satır silinir.

Ø Gerekli alanlar ilgili hücreye çift tıklanarak doldurulur. Düzenlemeler yapıldıktan sonra Kaydet düğmesiyle kaydedilir.

4.4 Personel Tanımları

4.4.1 Maaş Temel Bilgileri Tanımlama

Sözleşmeli personel ve işçi maaşlarının hesaplanmasında kullanılan ortak değişkenlerin yıl ve ay bazında tanımlandığı ekrandır.

Ø İlgili yıl seçilip Listele düğmesine basıldığında o yıla ait değişken bilgileri ay bazında listelenir. Düzenleme yapıldıysa Kaydet düğmesiyle ilgili bilgiler kaydedilir.

4.4.2 Gelir Vergisi Bilgileri Tanımlama

Gelir vergisi bilgilerinin yıllara göre tanımlandığı ekrandır.

Ø İlgili yıl seçilip Listele düğmesine basıldığında o yıla ait değişken bilgileri listelenir. Yeni girilen ya da düzenleme yapılan yıl Kaydet düğmesiyle sisteme girilir.

4.4.3 Sosyal Yardım Bilgileri Tanımlama

Personel sosyal yardım hesaplamasında kullanılan ortak değişkenlerin yıl ve ay bazında tanımlandığı ekrandır.

Ø İlgili yıl seçilip Listele düğmesine basıldığında o yıla ait değişken bilgileri ay bazında listelenir. Düzenleme yapıldıysa Kaydet düğmesiyle ilgili bilgiler kaydedilir.

4.4.4 Sözleşmeli Bordro Bilgileri Tanımlama

Sözleşmeli personelin bordro bilgilerinin yıl ve ay bazında tanımlandığı ekrandır.

Ø “Muhasebe Birimi Kodu” ve “Birim Kodu” na ilişkin bilgiler girilir. İstenirse, bilgiler yanlarında bulunan düğmesine basılarak gelen form yardımı ile seçim yapılarak da girilebilir.

Ø İlgili yıl ve ay seçilip Listele düğmesine basıldığında o yıl ve aya ait bilgileri listelenir. Yeni bilgi girildiyse ya da düzenleme yapıldıysa Kaydet düğmesiyle ilgili bilgiler kaydedilir.

4.4.5 İşçi Bordro Bilgileri Tanımlama

İşçi bordro bilgilerinin yıl ve ay bazında tanımlandığı ekrandır.

4.4.6 Fazla Mesai Puantaj Bilgileri Tanımlama

Personelin hafta içi ve hafta sonu yapmış oldukları fazla mesailerin hesap bilgilerinin tanımlandığı ekrandır.

Ø Forma gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile Fazla Mesai Puantaj bilgileri kaydedilir. Varsayılan kutusu personel puantaj ilişkilendirme formunda sayfa yüklendiğinde gelecek olan puantajı belirlemek için kullanılır.

Ø Kayıtlı bilgiler Listele düğmesine tıklayarak açılan pencereden seçilebilir.

Ø Kaydı sistemden silmek için silinecek kayıt ekrandayken Sil düğmesine basılır.

4.4.7 Ek Ders Puantaj Bilgileri Tanımlama

Ek ders verecek personelin saat başına alacağı ücretlerin girildiği ekrandır.

Ø Forma gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile Ek Ders Puantaj bilgileri kaydedilir. Varsayılan kutusu ek ders puantaj ilişkilendirme formunda sayfa yüklendiğinde gelecek olan puantajı belirlemek için kullanılır.

Ø Kayıtlı bilgiler Listele düğmesine tıklayarak açılan pencereden seçilebilir.

Ø Kaydı sistemden silmek için silinecek kayıt ekrandayken Sil düğmesine basılır.

4.4.8 Geçici/Sürekli Görev Gündelik Tanımlama

Personel görevlendirilmelerinin ve bu görevlendirmelere bağlı ücretlerin tanımlandığı ekrandır.

Ø Yeni bilgi girişi için öncelikle Yıl alanı seçilir. Eklenecek görevlendirme için Tanım kodu ve Tanım Adı verilir. Değer alanı görevlendirme mahiyetinde personele ödenecek günlük ücreti gösterir. Türü alanından görevlendirilme şekli seçilerek Kaydet düğmesi ile personel görevlendirme bilgileri kaydedilir.

Ø Bulunmak istenen kayıt için formdaki herhangi bir alan girilerek Bul düğmesine basılır. Aranan bilgi sistemde bulunuyorsa aşağıya listelenecektir.

Ø Kaydı sistemden silmek için silinecek kayıt ekrandayken Sil düğmesine basılır.

4.5 Firma / Kişi Tanımlama

Sisteme firma veya kişilerin eklendiği ekrandır.

Ø Sayfa ilk açıldığında kayıtlı bilgiler aşağıda listelenecektir. Listeden Adı Soyadı/Ünvanı alanındaki linke tıkladığınızda üst formda o kayda ait bilgiler görünecektir. Bu form ile kayıt ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapıp Kaydet düğmesiyle kaydedilebilir.

Ø Yeni bir kayıt girilmek istendiğinde ilgili alanlar doldurularak kaydet düğmesine basılır.

Ø Bulunmak istenen kayıt için formdaki herhangi bir alan girilerek Bul düğmesine basılır. Aradığınız bilgi sistemde bulunuyorsa aşağıya listelenecektir.

4.6 İdare Bilgileri Tanımlama

İdareye ait Adres, Telefon, İş Yeri Sicil No gibi bilgilerin tanımlandığı ekrandır.

Ø Listele düğmesine basıldığında alt tarafta ilgili idari birime ait bilgi girişinin yapılacağı bir form çıkar. Gerekli bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilir.

4.7 ÜFE Bilgileri Tanımlama

Üretici Fiyat Endeks bilgilerinin yıl ve ay bazında tanımlandığı ekrandır.

Ø İlgili yıla ait ay değerlerini girdikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgilerin sisteme girilmesi sağlanır.

4.8 Para Birimi Tanımlama

Para birimlerinin tanımlandığı ekrandır.

Ø Sayfa ilk açıldığında tanımlı kayıtlar aşağıda listelenecektir. Listeden Adı alanındaki linke tıkladığınızda üst formda o kayda ait bilgiler görünecektir. Kayıt güncellenmek isteniyorsa gerekli düzenlemeler yapılıp Kaydet düğmesine basılır.

Ø İlgili kayıt form alanına getirildikten sonra Sil düğmesiyle sistemden kaldırılabilir.

Ø Yeni bir kayıt girilmek istendiğinde ilgili alanlar doldurularak kaydet düğmesine basılır.

Ø Bulunmak istenen kayıt için formdaki herhangi bir alan girilerek Bul düğmesine basılır. Aradığınız bilgi sistemde bulunuyorsa aşağıya listelenecektir.

5- SÜREÇLERE İLİŞKİN ADIMLAR

5.1 Yaklaşık Maliyet

Yaklaşık Maliyet süreç adımına tıkladığınızda açılan ilk ekrandır. Bu ekranda Firma/Kişi veya Dönemsel ÜFE Hesaplamalı olmak üzere 2 çeşit Yaklaşık Maliyet Hesabı ekranına ulaşabilirsiniz. Yapmak istediğiniz işleme göre size uygun adımı seçerek diğer bir adıma geçebilirsiniz.

5.1.1 Firma / Kişi

Firma ya da kişilerden alınan güncel tekliflerin oluşturulduğu/düzenlendiği ekrandır. Daha önceden tanımanmış bilgiler varsa ekranda görünecektir. Yeni bilgi yapacaksanız boş bir ekran gelecektir.

5.1.1.1 Malzeme Bilgileri

Malzeme bilgilerinin tanımlandığı/güncellendiği ekrandır.

Ø Teklifini almak istediğiniz malzemenin cinsini, miktarını ve ölçü birimini yazabilirsiniz.

Ø Ölçü Birimi bölümüne çift tıkladığınızda daha önceden tanımlanmış ölçü birimleri listesi çıkacaktır. Kullanmak istediğiniz birimi buradan seçebilirsiniz.

Ø Malzeme bilgilerini girdikten sonra Kaydet ve İlerle düğmesine basınca bilgiler kaydedilecek ve bir sonraki adıma geçilecektir.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa Sil alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz malzeme kayıtlardan silinecektir.

5.1.1.2 Firma Bilgileri

Yaklaşık Maliyet Cetvelinin oluştuğu ekrandır.

Ø Firma Adı alanındaki işaretine basarak firma liste ekranına ulaşabilirsiniz. Bu ekrandan isterseniz kayıtlı firmaları isterseniz kendi oluşturacağınız yeni bir firmayı getirebilirsiniz.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Kendiniz yeni bir firma ekleyecekseniz Yeni düğmesine tıklayabilirsiniz. Açılan ekrandan tanımlamaları yapıp kaydet düğmesine tıkladıktan sonra eklediğiniz firmayı seçebilirsiniz.

Ø Her firmanın önündeki simgesi o firmaya ait teklif belgesi yazdırmanıza yarar.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa Sil alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz firma bu tekliften kaldırılacaktır.

5.1.1.3 Teklifler

Teklif istenecek firmaların tanımlandığı/güncellendiği ekrandır.

Ø Firma / Kişilerden gelen teklifler bu ekranda girilir.

Ø Görevliler düğmesi ile Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli'ni imza altına alınacağı görevli kişiler belirlenir.

Ø Kaydet düğmesi ile bilgiler kaydedildikten sonra Cetvel Yazdır düğmesi ile yazdırılacak döküman elde edilir.

5.1.2 Dönemsel ÜFE Hesaplama

Daha önce dönemsel bazlı alınan tekliflerin oluşturulduğu/güncellendiği ekrandır.

5.1.2.1 Malzeme Bilgileri:

Malzeme bilgilerinin tanımlandığı/güncellendiği ekrandır.

Ø Teklifini almak istediğiniz malzemenin cinsini, miktarını ve ölçü birimini yazabilirsiniz.

Ø Ölçü Birimi bölümüne çift tıkladığınızda daha önceden tanımlanmış ölçü birimleri listesi çıkacaktır. Kullanmak istediğiniz birimi buradan seçebilirsiniz.

Ø Malzeme bilgilerini girdikten sonra Kaydet ve İlerle düğmesine basınca bilgiler kaydedilecek ve bir sonraki adıma geçilecektir.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa SİL alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz malzeme kayıtlardan silinecektir.

5.1.2.2 Dönem Bilgileri:

Ø ÜFE Dönemi işaretine tıklayarak girilir. Kaydet ve İlerle tuşuna basarak bir sonraki adıma geçilir.

Ø İlgili dönemi kayıtlardan silmek istiyorsanız Sil alanındaki kutucuğu işaretleyerek Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır.

5.1.2.3 Teklifler:

Girilen ürünlerin dönemine göre ÜFE'li değerinin oluştuğu ekrandır.

Ø Görevliler düğmesi ile Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli'ni imza altına alınacağı görevli kişiler belirlenir.

Ø Kaydet düğmesi ile bilgiler kaydedildikten sonra Cetvel Yazdır düğmesi ile yazdırılacak döküman elde edilir.

5.2 Onay Belgesi

Mal/hizmet alımı için ihaleye çıkış belgesinin hazırlandığı ekrandır. Kırmızı ile yazılı alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. İşlem 3 adımda tamamlanmaktadır.

5.2.1 Genel Bilgiler

Ø Bütçe Tertibi alanından ikonuna basarak bütçe terbini seçebiliriniz. Seçtiğiniz tertibe göre kullanılabilir ödenek yan tarafında gösterilecektir.

Ø Yaklaşık maliyetiniz belirlediğiniz bütçe tertibinin kullanılabilir ödeneğinden fazla olmamalıdır.

Ø Gerekli alanları doldurduktan sonra İleri düğmesine basarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

5.2.2 Diğer Bilgiler

Ø İhale Usulü'nü seçtikten sonra seçime bağlı zorunlu bilgiler ekrandaki alanlara dolacaktır.

Ø İhale Komisyonu Kurulacak alanını seçerseniz görevliler kısmında komisyon görevlileri belirecektir.

Ø Gerekli alanları doldurduktan sonra İleri düğmesine basarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

5.2.3 Onay Bilgileri

Ø Bilgiler girildikten sonra kaydet düğmesi ile bilgileri kaydedebiliriniz.

Ø İhale Komisyonu Kurulacak alanını seçerseniz görevliler kısmında komisyon görevlileri belirecektir.

Ø Kaydettiğiniz bilgileri Yazdır düğmesi ile word belgesi olarak alabilirsiniz.

5.3 Şartname Hazırlığı

Ø İdari, Teknik, Genel Şartname ve Sözleşme Tasarısı olmak üzere 4 başlıkta şartname detayı yazı editörüne girilerek Kaydet düğmesi ile sisteme eklenebilir. İlgili türdeki şartname metnini getirmek için tür seçildikten sonra Listele düğmesine tıklanır.

Ø Kaydedilen şartname metninin word çıktısı Yazdır düğmesi ile alınabilir. Eğer ilk metne dönülmek istenirse Varsayılan Yazıyı Getir düğmesi tıklanır.

5.4 Tek Kaynaktan Temin

İhtiyaç duyulan malzemenin gerçek veya tüzel tek kaynaktan temini maksadıyla bilgi girişinin sağlandığı ekrandır.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Kendiniz yeni bir firma ekleyecekseniz Yeni düğmesine tıklayabilirsiniz. Açılan ekrandan tanımlamaları yapıp Kaydet düğmesine tıkladıktan sonra eklediğiniz firmayı seçebilirsiniz.

Ø Yaklaşık Maliyet daha önce ihale onay belgesindeki tanımlamadan otomatik olarak alınır.

Ø Formu doldurduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler kaydedilebilir. Kaydedilen bilgilerin word çıktısı Yazdır komutu ile elde edilebilir.

5.5 Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

Doğrudan temin usulüyle yapılacak piyasa araştırmasında firmalarca / kişilerce teklif edilen fiyatların girildiği ekrandır.

5.5.1 Malzeme Bilgileri

Malzeme bilgilerinin tanımlandığı/güncellendiği ekrandır.

Ø Teklifini alınan malzemenin cinsi, miktarı ve ölçü birimi girilir.

Ø Ölçü Birimi bölümüne çift tıkladığınızda daha önceden tanımlanmış ölçü birimleri listesi çıkacaktır.

Ø Malzeme bilgileri girildikten sonra Kaydet ve İlerle düğmesine basılarak sonraki adıma geçilir.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa Sil alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz malzeme kayıtlardan silinecektir.

5.5.2 Firma Bilgileri

Yaklaşık Maliyet Cetvelinin oluştuğu ekrandır.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Her firmanın önündeki simgesi o firmaya ait teklif belgesi yazdırmanıza yarar.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa Sil alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet ve İlerle düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz firma bu tekliften kaldırılacaktır.

5.5.3 Teklifler

Teklif alınan firmaların tanımlandığı/güncellendiği ekrandır.

Ø Firma / Kişilerden gelen teklifler önceki adımlardan gelen bilgilerle son halini alır. Teklifi alınan malzemenin birim fiyatları ilgili firma alanına yazılır.

Ø Görevliler düğmesi ile tutanağı imza altına alacak görevliler belirlenir.

Ø Uygun görülen firma teklifleri yanlarındaki kutucuk işaretlenerek Kaydet düğmesi ile kaydedilir. Yazdır düğmesi ile ilgili tutanağın word çıktısı elde edilir.

5.6 Fatura Girişi

İhale sonucu temin edilen malzemelere ilişkin firma/firmalara fatura bilgilerinin girildiği ekrandır.

5.6.1 Firma Fatura Listesi

Daha önce fatura girdiğiniz firmaların listelendiği, yeni fatura girişinin yapıldığı ekrandır.

Ø Fatura No alanındaki linkte tıklayarak ilgili firma için hazırlanmış fatura detaylarına ulaşabilirsiniz. Yeni bir fatura girmek isterseniz “Yeni Fatura Eklemek İçin Tıklayınız” linkine tıklamanız gerekmektedir.

5.6.2 Yeni Fatura Girişi ve Fatura Düzenleme

Yeni fatura girmek giriş ekranından “Yeni Fatura Eklemek İçin Tıklayınız” linki tıklanır. Var olan fatura üzerinde değişiklik yapmak için ise ilgili firmanın Fatura No alanındaki linke tıklanmalıdır.

Ø Firma Adı/Ünvanı alanındaki işaretine basarak firma liste ekranına ulaşabilirsiniz. Bu ekrandan isterseniz kayıtlı firmaları isterseniz kendi oluşturacağınız yeni bir firmayı getirebilirsiniz.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Muayene Kabul düğmesine basarak onay aşamasındaki görevlileri belirleyebilirsiniz.

Ø Alttaki bölümde ürünlerle ilgili bilgileri girdikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgileri kaydedebilirsiniz.

Ø Kaydettikten sonra sağ üst köşede fatura bilgileri oluşacaktır. Ayrıca her ürünün sonunda ürünün KDV Hariç toplam fiyatı otomatik olarak gelecektir.

5.7 Taşınır İşlem Fişi Hazırlama

İhale sonucu temin edilen malzemelere ilişkin firma/firmalara faturalarına taşınır işlem fişinin hazırlandığı ekrandır.

5.7.1 Taşınır İşlem Fişi Listesi

Daha önce fatura girdiğiniz firmaların listelendiği, bu firmalara TİF hazırlayabileceğiniz ekrandır.

Ø Ekranda Fatura No ve Taşınır İşlem Fişi No alanları bulunmaktadır. Taşınır İşlem Fişi No alanı boş ise ilgili firma için taşınır işlem fişi girilmemiş demektir. Bu durumda Fatura No alanındaki linkte tıklayarak ilgili firma için TİF oluşturabileceğiniz ekrana ulaşabiliriniz.

5.7.2 Taşınır İşlem Fişi Giriş Formu

Daha önce fatura girdiğiniz firmaların listelendiği, bu firmalara TİF hazırlayabileceğiniz ekrandır.

Ø Harcama Birim Kodu alanındaki işaretine tıklayarak harcama birimlerinin bulunduğu ekranı açabilirsiniz. İlgili birimi seçtiğinizde kodu otomatik olarak form’a yansıyacaktır.

Ø Taşınır Ambar Kodu alanındaki işaretine tıklayarak tanımlı ambar kodlarının bulunduğu ekranı açabilirsiniz. İlgili kodu seçtiğinizde otomatik olarak form’a yansıyacaktır

Ø TİF Belge Tarihi işaretine tıklayarak girilir.

Ø Taşınır Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planı penceresini açabiliriniz. İlgili kaydı Liste alanından seçebileceğiniz gibi Arama alanından ilgili kaleme ait isim girilerek de kayıt getirilebilir. Seçilmek istenen hesap kodu tıklandığında forma yansıyacaktır.

Ø Bilgiler girildikten sonra TİF oluşturulacak ürününler için ürün önündeki kutu işaretlenir ve Kaydet düğmesine basılır.

5.7.3 Taşınır İşlem Fişi

TİF oluşturulduktan sonra Taşınır İşlem Fişi giriş ekranında ilgili firma / kişi satırında TİF numarası oluşacaktır.

Ø Giriş ekranındaki “Taşınır İşlem Fişi No” alanındaki linke tıklandığında TİF belgesi açılır.

Ø Muhasebe Birim Kodu alanındaki işaretine tıklayarak muhasebe birimlerinin bulunduğu ekranı açabilirsiniz. İlgili birimi adına tıkladığınızda kodu otomatik olarak form’a yansıyacaktır. İlgili birimi kayıtlar arasında aranmak istenirse Bul alanı kullanılabilir.

Ø Harcama Birim Kodu alanındaki işaretine tıklayarak harcama birimlerinin bulunduğu ekranı açabilirsiniz. İlgili birimi seçtiğinizde kodu otomatik olarak form’a yansıyacaktır. İlgili birimi kayıtlar arasında aranmak istenirse Bul alanı kullanılabilir.

Ø Taşınır Ambar Kodu alanındaki işaretine tıklayarak tanımlı ambar bilgilerine ulaşabilirsiniz. İlgili ambar kodunu seçtiğinizde kodu otomatik olarak form’a yansıyacaktır. TİF belgesine kaydedilmiş ambar kodu bu pencerede görünmeyecektir.

Ø Belge üzerindeki tarih alanları düğmesine tıklayarak girilir.

Ø Komisyon – İskonto düğmesine tıkladığınızda karşınıza ilgili TİF belgesi için komisyon / iskonto seçeneklerini sunan pencere açılacaktır. Bilgi girildikten sonra Hesapla ve Yaz düğmesi ile komisyon / iskonto ilgili TİF’e yansıtılır.

Ø Malzeme Özellikleri düğmesine tıkladığınızda Dayanıklı Taşınırların özelliklerine ait bir pencere açılacaktır. Bulunmak istenen dayanıklı taşınır için alanlar doldurulduktan sonra Listele düğmesi ile ilgili bilgiler sistemde -kayıtlı ise- ekranın alt tarafında listelenecektir. Kaydet düğmesi ile de yeni bir dayanıklı taşınır özelliği girilebilir.

Ø Ekranın Malzeme Özellikleri düğmesine tıkladığınızda “Dayanıklı Taşınırların Özellikleri” ne ait bir pencere açılacaktır. Bulunmak istenen dayanıklı taşınır için alanlar doldurulduktan sonra Listele düğmesi ile ilgili bilgiler sistemde -kayıtlı ise- ekranın alt tarafında listelenecektir. Kaydet düğmesi ile de yeni bir dayanıklı taşınır özelliği girilebilir. Silinmek istenen bilgiler ekrandayken Sil düğmesi ile ilgili kayıt sistemden silinebilir.

Ø Marke ve Model girişi için üstteki ekranın sağ alt alanında bulunan linkler kullanılabilir. Marka Giriş Formu ile yeni bir marka tanımlanabilir, Model Giriş Formu ile de ilgili marka için model tanımlanabilir.

Ø Barkod Yazdır düğmesi ile ilgili dayanıklı taşınır için barkod yazdırma sayfasına Sicil Yazdır düğmesi ile de ilgili doküman için sicil yazdırma sayfasına ulaşabilirisiniz.

Ø Belgeyi onaylamak ya da belgenin onayını kaldırmak için ekranın sağ tarafında bulunan düğmeleri kullanabilirsiniz. Belgenin onaylı ya da onaysız olduğu form alanındaki Belge No alanında belirtilmektedir.

Ø Taşınır işlem fişi’ne ait kalemlerin bulunduğu listede Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planı penceresini açabiliriniz. İlgili kaydı Liste alanından seçebileceğiniz gibi Arama alanından ilgili kaleme ait isim girilerek de kayıt getirilebilir. Seçilmek istenen hesap kodu tıklandığında forma yansıyacaktır.

Ø Eğer işlem tipiniz sicil numarası seçmenizi gerektiriyorsa Sicil No alanındaki işaretine tıklayarak açılan pencereden sicil numarasını seçebilirsiniz.

Ø Sayfanın en altında bulunan Dosya Yükle alanından daha önce hazırlanmış olan bir Excel dosyasını seçerek Yükle düğmesi ile forma aktarabilir, aktardığınız dosyanın üzerinde form vasıtası ile değişiklikler yaparak Sakla düğmesi ile bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Belge Yazdır düğmesi Sakla düğmesi ile yapılan işlevi yapmaktadır.

Ø Tüm işlemler yapıldıktan sonra Belge Kaydet düğmesine basarak TİF belgesini sisteme kaydedebilirsiniz.

5.8 Ödeme Emri / MİF Hazırlama

İhale sonucu temin edilen malzemelere ilişkin firma/firmalara faturalarına Ödeme Emri/MİF’in hazırlandığı ekrandır.

Ø Ekranda Fatura No ve Ödeme Emri/MİF Belge No alanları bulunmaktadır. Ödeme Emri/MİF Belge No alanı boş ise ilgili firma için ödeme emri oluşturulmamış demektir. Bu durumda Fatura No alanındaki linkte tıklayarak ilgili firma için ödeme emri oluşturabileceğiniz Borç ekranına ulaşabiliriniz.

Ø Borç ekranında Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planına ait pencere açılır. Buradan hesap kodu seçilip pencere kapatıldığında ilgili kod ve hesap adı forma eklenecektir.

Ø Yansıtma Hesabı alanındaki işaretine tıkladığınızda karşınıza ilgili hesaba ait “Yansıtma Hesap Listesi” gelecektir. Listeden ilgili birimi seçip Seç düğmesi ile Yansıtma Hesabı ve Bütçe Tertibi alanlarına gerekli kodları aktarabilirsiniz.

Ø Borç hanesinde yer alan miktarlar otomatik olara hesaplanarak üst alandaki Borç Toplamı formuna işlenmektedir.

Ø İlerle düğmesi ile Alacak ekranına geçilir.

Ø Alacak ekranında Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planına ait pencere açılır. Buradan hesap kodu seçilip pencere kapatıldığında ilgili hesap kodu ve hesap adı forma eklenecektir.

Ø Bütçe Tertibi alanına çift tıklandığında ilgili bütçe tertip kodları listelenecektir.

Ø simgesine tıkladığınızda karşınıza hesap penceresi çıkacaktır. Formu doldurup Hesapla ve Yaz düğmesine tıkladığınızda ilgili miktar işlemi yaptığınız alana yansıyacaktır. Bu alanın yanındaki Ekle düğmesi ile de hesaplanan miktar listeye eklenebilir, alacak hanesine işlenebilir.

Ø Tüm işlemler sonucunda Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme girilir.

5.9 İhale Numarası Alma İşlemi

İhale numarasının alındığı ve kaydedildiği ekrandır.

Ø Açılan pencerede eğer daha önce ilgili süreç için ihale numarası alınmışsa numara bilgisi yer alacaktır.

Ø Yeni bir ihale numarası almak için işaretine tıklandığında KİK sayfasına yönlenilir. Açılan sayfada kullanıcı adınız ve şifre ile giriş yapılıp bilgiler doldurulduktan sonra alınan ihale numarası formdaki alana yazılarak Kaydet düğmesi ile sisteme eklenir.

5.10 İhale ve İlan Bilgileri

İhale ve ilan bilgilerinin tanımlandığı ekrandır.

Ø Açılan pencerede ilk olarak ihale bilgilerinin girilmesi istenir. Bilgiler Kaydet düğmesi ile kaydedildikte sonra İleri düğmesi ile ilan adımına geçilir.

Ø İhale Bilgileri ekranında Tür alanından istenecek ilan türü seçilir. İstenilecek ilan türüne ait şart ve koşullar aşağıda listelenecektir. Gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile sisteme eklenir.

Ø İlgili ihale ilan bilgilerini Yazdır düğmesine basarak word çıktısı halinde alabilirsiniz.

5.11 İhale Dökümanı Satış ve Teslim İşlemleri

Ø Dosya İçeriği adımında dosya adları tanımlanır. Tanımlanan ilk veriye dönmek iin Varsayılan düğmesi kullanılır. Bilgiler Kaydet düğmesi ile kaydedildikten sonra İleri düğmesi ile sonraki adıma geçilir.

Ø Dosya Alanlar adımında ilgili firmanın ihale belgesinin alım işlemleri yapılır.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Her firmanın önündeki simgesi o firmaya ait ihale dokümanını oluşturan belgelerin aslına uygunluğu ve belgelerin tamam olup olmadığının kontrol edilip onaylandığına dair word belgesi çıktısı alınabilir.

Ø Silmek istediğiniz bir malzeme varsa Sil alanındaki kutucuğu işaretleyip Kaydet düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Seçtiğiniz firma bu kayıttan kaldırılacaktır.

Ø düğmesi ile ilgili dosya için sıra numarası verilebilir.

Ø düğmesi ile ilgili alanlara tarih, düğmesi ile de sistem saatini ekleyebilirsiniz.

Ø İlgili bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme kaydedilir. Ardından İlerle düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Zarf Teslim Edenler adımında sisteme, ihale teklif dosyasının teslim alındığına dair bilgiler girilir.

Ø Her firma için simgesine tıklayarak ilgili belge word dökümanı olarak elde edilebilir.

Ø Geliş Şekli alanına çift tıklandığında seçenekler çıkacaktır. Eğer ihale teklif dosyası postada gecikmiş ise ilgili kutu işaretlenmelidir.

Ø İlgili bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme kaydedilir. Ardından İlerle düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Zarfların Teslimi adımında ihale teklif zarflarının ihale komisyonunca teslim alındığına dair tutanağa ait son bilgiler girilir.

Ø Görevliler düğmesi ile ilgili belgeyi imza altına alacak görevli kişiler belirlenir.

Ø Yazdır düğmesi ile ilgili belge word dökümanı olarak elde edilebilir.

Ø Gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir.

5.12 İhale Zarfı Kontrol İşlemleri

Ø Biçim Kontrol adımında ihale teklif zarfının uygunluk durumu belirlenir.

Ø Değerlendirme alanına çift tıklandığında karşınıza seçenekler gelecektir. Uygundur seçildiğinde "Değerlendirmeye Alınmama Nedeni" alanı boş bırakılmalıdır. Uygun Değildir seçeneğinde ise "Değerlendirmeye Alınmama Nedeni" alanı doldurulmalıdır.

Ø "Değerlendirmeye Alınmama Nedeni" alanının yanındaki işaretine basarak seçenekleri görebilir ve kutuya alabilirsiniz. Her yeni aktarımda bir önceki seçimleriniz silinir.

Ø Değerlendirmeyi Uygun Değil olarak seçtikten ve "Değerlendirmeye Alınmama Nedeni" girdikten sonra seçimi Uygun olarak işaretlemek isterseniz "Değerlendirmeye Alınmama Nedeni" kısmını silmek için mercek işaretine basarak seçim yapmadan Seç ve Kapat butonuna basınız.

Ø Bilgiler Kaydet düğmesi ile kaydettikten sonra uygun olmadığı için değerlendirme dışı bırakılan teklif zarflarına ilişkin ihale komisyonu tutanağı Yazdır düğmesine basılarak yazdırılır.

Ø İleri düğmesi ile sonraki adıma geçilir.

Ø Zarf İçerik adımında ihale teklif zarfında istenilen bilgiler girilir.

Ø İlgili bilgiler girildikten sonra Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilir. Ardından İlerle düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø İçerik Kontrol adımında ihale zarfın içindeki belgelerin varlık/yokluk kontrolü yapılarak belgeden çıkarabilir, eksik belgesi olsa bile "İhaleye Devam Etsin mi?" alanından devam edip edemeyeceği belirlenebilir.

Ø Kaydet düğmesine basarak ilgili bilgiler sisteme aktarılır. Yazdır düğmesi ile de word dökümanı elde edilir.

Ø Açıklama adımında ihale için uygun olmayan belgelerin uygun olmama gerekçeleri girilir. Bilgiler Kaydet düğmesi ile sisteme girildikten sonra Yazdır düğmesi ile word çıktısı alınır.

5.13 Tekliflerin Değerlendirilmesi

Ø Teklif Tutarı adımında ihale belgeleri onaylanmış isteklilerce teklif edilen tutar sisteme girilir. Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir. Yazdır düğmesi ile de word dökümanı elde edilir. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Kazanan Firmalar adımında ihalede isteklilerin teklif ettiği bedelden en uygunları belirlenir. Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir. Yazdır düğmesi ile de word dökümanı elde edilir. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø İhale Kararı adımında ihale sonucu belirlenir. Eğer iptal edildiyse iptal gerekçesi girilir. Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Belge Yazdır adımında kesinleşen ihale karar dökümanı yazdırılır. Firmanın önündeki işaretine bastığınızda ilgili word belgesi oluşturulacaktır. Formdaki bilgiler Kaydet düğmesi ile sisteme eklenir. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Sözleşmeye Davet adımında ihaleyi kazanan firmanı sözleşmeye davet yazısı Kaydet düğmesi ile kaydedilir. Firmanın önündeki işaretine basarak ilgili word belgesi temin edilebilir.

5.14 Hakediş Formu

Ø Hakediş formundaki ilgili alanlar doldurulduktan sonra Listele düğmesi ile sistemdeki bilgiler listelenir.

Ø Belge üzerindeki tarih alanları düğmesine tıklayarak girilir.

Ø Fatura No alanındaki Oluştur linkine tıkladığınızda fatura oluşturma sayfası açılır.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

Ø Muayene Kabul düğmesine basarak onay aşamasındaki görevlileri belirleyebilirsiniz.

Ø Alttaki bölümde ürünlerle ilgili bilgileri girdikten sonra Kaydet düğmesi ile bilgileri kaydedebilirsiniz. Faturayı kaydettiğinizde hakediş formuna Fatura No otomatik olarak yansıyacaktır.

Ø Kaydettikten sonra sağ üst köşede fatura bilgileri oluşacaktır. Ayrıca her ürünün sonunda ürünün KDV Hariç toplam fiyatı otomatik olarak gelecektir.

Ø Fatura numarası verildikten sonra Ödeme Emri alanından Oluştur linkine tıklanır.

Ø Borç hanesinde yer alan miktarlar otomatik olara hesaplanarak üst alandaki Borç Toplamı formuna işlenmektedir.

Ø İlerle düğmesi ile Alacak ekranına geçilir.

Ø Bütçe Tertibi alanına çift tıklandığında ilgili bütçe tertip kodları listelenecektir.

Ø Tüm işlemler sonucunda Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme girilir. Faturayı kaydettiğinizde hakediş formuna Ödeme Emri No otomatik olarak yansıyacaktır.

Ø Rapor Hazırla alanındaki Rapor Göster linkine tıkladığınızda hakediş formu için dizi pusulası Excel dökümanı olarak alınır

Ø Tüm işlemler sonunda Kaydet düğmesi ile ilgili hakediş formu sisteme eklenir.

5.15 Harcama Talimatı Formu

Ø Giriş ekranında yapılacak harcamanın bilgileri girilir. Yazdır düğmesi ile Harcama Talimatı word belgesi elde edilir.

Ø Avans Belgesi Düzenle düğmesine tıklandığında Muhasebe İşlem Fişi Giriş Formu açılacaktır.

Ø Ödeme Emri/MİF Belge No alanındaki linkte tıklayarak ilgili firma için hazırlanmış MİF detaylarına ulaşabilirsiniz. Yeni bir kayıt girmek isterseniz “Yeni Avans Vermek İçin Tıklayınız” linkine tıklamanız gerekir.

Ø Ödeme Emri/MİF Belge No alanındaki linke tıkladığınızda Avans İşlemi sayfası açılacaktır.

Ø Avans İşlemi ekranında Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planına ait pencere açılır. Buradan hesap kodu seçilip pencere kapatıldığında ilgili kod ve hesap adı forma eklenecektir.

Ø Onay Bilgileri adımında ilgili harcama talimatını imza altına alacak kişilerin bilgileri girilir ve Kaydet düğmesine basılır. Yazdır düğmesi ile Harcama Talimatı word belgesinin son hali elde edilir.

5.16 Hesap Cetveli

Ø Giriş ekranında yapılacak harcamanın bilgileri girilir. Yazdır düğmesi ile Harcama Talimatı word belgesi elde edilir.

Ø Belge üzerindeki tarih alanları düğmesine tıklayarak girilir. İlgili kayıt silinmek isteniyorsa silinecek satır numarasına basılmak sureti ile seçilir ve işaretine basılır.

Ø Harcama Çeşidi alanının önündeki işaretine basarak ilgili harcama için word belgesi temin edilebilir.

Ø Kaydet düğmesi ile formdaki bilgiler sisteme kaydedilir. Yazdır düğmesi ile formda belirtilen harcama çeşitlerine ait hesap cetveli belgesi word dökümanı olarak elde edilir.

5.17 Harcama Pusulası

Ø Giriş ekranında sisteme kayıtlı harcama pusulaları listelenecektir. Yeni harcama pusulası eklemek için sayfanın altında yer alan “Yeni Harcama Pusulası eklemek için Tıklayınız” linkine tıklamanız gerekmektedir.

Ø Belge üzerindeki gerekli alanları doldurup Kaydet düğmesine tıkladığınızda ilgili bilgiler sisteme eklenecektir. Harcama Listesi butonu ile de sisteme kayıtlı harcama pusulaları liste ekranına ulaşılabilir.

5.17 Avans Verme

Ø Ödeme Emri/MİF Belge No alanındaki linke tıkladığınızda Avans İşlemi sayfası açılacaktır.

Ø İlgili bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir.

5.18 Abonelik Kayıtları

Ø İlgili kurumlara ait abone numaraları ile abonelik türlerinin girileceği ekrandır. Abone Tipi alanına çift tıklandığında sisteme kayıtlı abonelik türlerinin listesi gelecektir.

Ø İlgili Kurum alanındaki işaretine basarak firma liste ekranına ulaşabilirsiniz. Bu ekrandan isterseniz kayıtlı firmaları isterseniz kendi oluşturacağınız yeni bir firmayı getirebilirsiniz.

Ø Kayıtlı firmaları getirmek için gelmesini istediğiniz firmanın adını yazabilir ve Bul düğmesine tıklayabilirsiniz.

5.19 Abone Faturası Girişi

Ø Elektrik, Su, Telefon gibi daha önceden tanımlanmış abone türlerine göre bir pencere açılacaktır.

Ø Ödeme Hesabı alanındaki işaretine basarak ödeme hesap penceresi açılır. İlgili hesap seçildikten sonra Seç ve Kapat düğmesine tıklanarak ilgili hesap kodu forma aktarılır.

Ø Tertip alanındaki işaretine tıklandığında ilgili faturanın bulunduğu tertip otomatik olarak forma aktarılır.

Ø Belge üzerindeki tarih alanı simgesine tıklayarak girilir. İlgili alanlar doldurulup Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedildikten sonra Ödeme Emri Oluştur düğmesine basılır ve ilgili fatura için MİF oluşturulur. Ardından otomatik olarak Ödeme Emri penceresi açılır.

Ø “Muhasebe Kodu” ve “Birim Kodu” na ilişkin bilgiler girilir. İstenirse, bilgiler yanlarında bulunan düğmesine basılarak gelen form yardımı ile seçim yapılarak da girilebilir.

Ø Belge üzerindeki tarih alanı simgesine tıklayarak girilir. Eğer ulaşılmak istenen belge varsa Belge No alanına belge numarası girilerek simgesine tıklanır.

Ø Hesap Kodu alanındaki işaretine tıklayarak hesap planı penceresini açabiliriniz. İlgili kaydı Liste alanından seçebileceğiniz gibi Arama alanından ilgili kaleme ait isim girilerek de kayıt getirilebilir. Seçilmek istenen hesap kodu tıklandığında forma yansıyacaktır.

Ø Gider Bütçesi Tertibi alanındaki işaretine tıklayarak tertip listesi penceresini açabiliriniz. Tertip listesi, Hesap Kodu girilmeden açılmaz.

Ø Belgeye doküman eklenmek istenir ya da var olan dökümanlara göz atmak istenirse Ekli Belgeler düğmesine tıklanır.

Ø Şablon Kaydet düğmesi ile ilgili belgeyi kendinize göre kayıt edebilir daha sonra bunu var olan diğer şablonlarla beraber Şablondan Seç düğmesine açılan pencereden seçebilirsiniz.

Ø Bilgileri Belge Kaydet düğmesi ile siteme kaydettikten sonra Belge Yazdır düğmesi ile ilgili belgenin Excel çıktısını alabilirsiniz.

Ø Belge Onayla ve Onay Kaldır düğmeleri ile de belge onay durumunu değiştirebilirsiz

5.20 Maaş Bordrosu

Ø Maaş bordrosu düzenlenecek kişilerin listesi Personel Listesi linkine tıklayarak forma aktarılır. Personel listesi Yıl ve Ay alalarına göre getirilebilir.

Ø İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme girilir.

Ø Yazdır düğmesi ile ilgili personellerin bordro bilgileri Excel dökümanı olarak elde edilir. Banka Liste Yazdır düğmesi ile de personel hesap bilgileri ve ödenmesi gereken tutarlar Excel dökümanı olarak alınır.

5.21 Personel Bildirimi

Ø Hastalık İzni adımında ilgili personellerin bilgileri forma girilir ve Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilir. Yazdır düğmesi ile hastalık izni bilgilerini içeren Excel dökümanı çıktı çıktısı alınır. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Gelen Personel adımında ilgili personellerin bilgileri forma girilir ve Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilir. Yazdır düğmesi ile önceki adımlarda girilmiş bilgilerle beraber bu adımdaki bilgiler Excel dökümanı olarak alınır. İleri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Ø Giden Personel adımında ilgili personellerin bilgileri forma girilir ve Kaydet düğmesi ile sisteme kaydedilir. Yazdır düğmesi ile önceki adımlarda girilmiş bilgilerle beraber bu adımdaki bilgiler Excel dökümanı olarak alınır.

Ø İlgili satırdaki bilgi sistemden çıkarılmak istenirse satır seçilir (ilgili satırın satır numarasına tıklanır) ve işareti ile satır silinir. Kaydet düğmesine tıklayarak ilgili kayıt silinmiş olur.

5.22 SSK Hizmet Belgesi

Ø Formdaki alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklendir. Yazdır düğmesi kullanılarak personel için aylık prim hizmet belgesi Excel dökümanı olarak elde edilir.

5.23 Fazla Mesai Personel Puantaj İlişkilendirme

Ø İlgili Yıl ve Ay’lara ait personel puantajlarının ilişkilendirilme ekranıdır. Formdaki alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklendir.

Ø İlgili satırdaki bilgi sistemden çıkarılmak istenirse satır seçilir (ilgili satırın satır numarasına tıklanır) ve işareti ile satır silinir. Kaydet düğmesine tıklayarak ilgili kayıt sistemden kaldırılmış olur.

5.24 Fazla Mesai İcmal Girişi

Ø Aylık fazla / ilave çalışma icmal bilgilerinin girildiği ekrandır.

Ø Dosya Yükle alanında daha önce kaydedilmiş Excel formatındaki icmal dökümanı form alanına aktarılabilir. Yazdır ve Sakla düğmeleri ile ilgili icmal bilgilerinin excel doküman çıktısı alınır.

Ø Kaydet düğmesi ile formdaki bilgiler sisteme eklenir.

5.25 Fazla Mesai Bordro İşlemleri

Ø Bütçe Tertibi alanındaki simgesine basılarak tertip listesi penceresi açılır. İlgili tertip numaraları seçilir.

Ø İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir.

Ø Banka Listesi düğmesine tıklayarak banka ödeme nüshasının Excel dökümanı elde edilir.

5.26 Ek Ders Personel Puantaj İlişkilendirme

Ø İlgili Yıl ve Ay’lara ait personel puantajlarının ilişkilendirilme ekranıdır. Formdaki alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklendir.

5.27 Ek Ders İcmal Girişi

Ø Aylık fazla / ilave çalışma icmal bilgilerinin girildiği ekrandır.

Ø Kaydet düğmesi ile formdaki bilgiler sisteme eklenir.

5.28 Ek Ders Bordro İşlemleri

Ø Bütçe Tertibi alanındaki simgesine basılarak tertip listesi penceresi açılır. İlgili tertip numaraları seçilir.

Ø İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile bilgiler sisteme eklenir.

Ø Banka Listesi düğmesine tıklayarak banka ödeme nüshasının Excel formatı elde edilir. Yazdır düğmesine basıldığında aylık fazla / ilave ek ders ücret bordrosu Excel dökümanı olarak alınır.

5.29 İşçi Maaş Bordrosu ve İşçi Maaş Bordrosu Fark

Ø İşçi maaş bordrolarının kaydedildiği ekrandır. Sayfa açıldığında Personel Listesi linkine tıkladığınızda ilgili aya ait personeller listede sıralanacaktır.

Ø Sendikal İkramiye Hesapla ve İlave Tediye Hesapla düğmelerine basıldığında formdaki bilgileri bulunan personellerin ilgili hesapları otomatik yapılarak belgeye işlenecektir. Bu durumda ekran sağ üst köşesinde ilgili bilgiler belirecektir. İstenirse bu hesaplamalar yanlarındaki Sil linkine tıklayarak kaldırılabilir.

Ø İlgili satırdaki bilgi sistemden çıkarılmak istenirse satır seçilir (ilgili satırın satır numarasına tıklanır) ve işareti ile satır silinir. Kaydet düğmesine tıklayarak.